Thực hiện Kế hoạch số 180-KH/UBND ngày 24/4/2014 của UBND quận về thực hiện mô hình cơ quan điện tử năm 2014, phường Việt Hưng được quận chọn làm điểm về thực hiện mô hình “Cơ quan điện tử cấp phường”.

Ngay sau khi có kế hoạch của Quận, tập thể lãnh đạo Đảng ủy - UBND phường đã tập trung thảo luận, phân công chuẩn bị nội dung tổ chức thực hiện. Đảng ủy ban hành Nghị quyết chuyên đề số 111-NQ/ĐU, ngày 30/4/2014 về chỉ đạo thực hiện CNTT, xây dựng mô hình cơ quan điện tử phường; UBND phường xây dựng và triển khai Kế hoạch số 158/KH-UBND về thực hiện mô hình điểm “Cơ quan điện tử cấp phường” (có kế hoạch tiến độ chi tiết theo từng tháng). Để tổ chức thực hiện đạt hiệu quả các nội dung theo tiêu chí mô hình cơ quan điện tử.

 Đảng ủy phường đã chỉ đạo kiện toàn Ban chỉ đạo CNTT, thành lập BBT cổng thông tin điện tử phường do Đ/c Phó bí thư Đảng ủy- chủ tịch UBND làm trưởng Ban chỉ đạo, trưởng BBT, phó ban là Đ/c Phó Bí thư Thường trực và Đ/c Phó Chủ tịch UBND phụ trách VH-XH. Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động, phân công nhiệm vụ cụ thể các thành viên trong BCĐ,BBT để thực hiện; 2 tháng đầu triển khai thực hiện, Thường trực BCĐ CNTT giao ban đánh giá tiến độ thực hiện tuần 01 lần kết hợp với họp Thường trực UBND phường; các tháng sau khi đã vào nếp, định kỳ 1 tháng giao ban BCĐ CNTT 1 lần/1 tháng.

Tổ chức quán triệt đầy đủ những nội dung chỉ đạo, kết luận của các đồng chí lãnh đạo quận, tận dụng thế mạnh của phường và hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động nội bộ cơ quan phường để điều hành, quản lý và tác nghiệp, quyết liệt trong việc chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và tổ chức thực hiện. Trong đó  tập trung vào 03 nhóm tiêu chí: Cơ sở hạ tầng; kết quả ứng dụng CNTT; nguồn lực và các điều kiện để đảm bảo.

Qua 7 tháng triển khai thực hiện ngày 31/12/2014, phường được quận đánh giá công nhận đạt mô hình cơ quan điện tử cấp phường với những kết quả nổi bật:
 - Toàn bộ hệ thống văn bản phục vụ công tác chỉ đạo điều hành và tổ chức thực hiện các nội dung về mô hình cơ quan điện tử đã được ban hành đầy đủ, đảm bảo tính khả thi. Hoạt động của BCĐ CNTT phường được đảm bảo duy trì thường xuyên, có hiệu quả, thực hiện nghiêm chế độ giao ban định kỳ theo quy chế đã xây dựng. Công tác tuyên truyền, quán triệt tới toàn thể CB,CC,VC hợp đồng và các TDP được thực hiện nghiêm túc, thường xuyên.

- Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị đều được đảm bảo đáp ứng yêu cầu mô hình cơ quan điện tử. Đến nay toàn bộ cán bộ, công chức, lao động hợp đồng tại các bộ phận chuyên môn, các đoàn thể đều được trang bị máy vi tính và các thiết bị ngoại vi đáp ứng yêu cầu thực thi công vụ.

- Các phần mềm ứng dụng được phường chú trọng thực hiện. 100% lãnh đạo phường, CB,CC,VC sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong trao đổi, giải quyết công việc hàng ngày, không còn việc in văn bản giấy để xin ý kiến hoặc phôtô tài liệu gửi lãnh đạo xử lý. Các phần mềm: Lotus Notes 8.5, quản lý Đảng viên, quản lý Đảng phí, phần mềm một cửa, quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp, phần mềm tiếp dân, giải quyết đơn thư và các phần mềm chuyên ngành khác đều được vận hành thông suốt, đảm bảo yêu cầu và quy trình, các phần mềm thủ tục hành chính không có hồ sơ chậm muộn. Việc sắp xếp lớp 2 cổng thông tin điện tử của quận đã đảm bảo tính khoa học, thuận tiện, duy trì thường xuyên. Ngày 01/10/2014, Trang Web của phường được tổ chức ra mắt và duy trì hoạt động đã đạt hiệu quả, được nhân dân thường xuyên tra cứu, cập nhật, khai thác, đáp ứng tốt hơn yêu cầu cải cách hành chính.

Đặc biệt phường đã khai thác dịch vụ lưu trữ trực tuyến google driver của Google để xây dựng lịch tuần, đăng kí các cuộc họp hàng tuần, dự kiến tin bài sẽ đăng trong tuần, các cuộc họp sẽ sử dụng máy chiếu. Qua trình duyệt google driver hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt, đã giúp lãnh đạo phường kiểm soát công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian, khoa học trong tra cứu, hạn chế việc in ấn tài liệu; cán bộ công chức, viên chức, hợp đồng phường chủ động hơn trong công việc, giúp việc đánh giá cán bộ công chức, viên chức, hợp đồng được sát thực, nâng cao chất lượng công việc hàng ngày theo lịch tuần.

Việc ứng dụng CNTT trong hội họp là một trong các nội dung quan trọng trong việc thực hiện mô hình cơ quan điện tử. Đến nay, 100 % các văn bản dự thảo đã được xin ý kiến lãnh đạo duyệt qua mail và vào phần mềm quản lý văn bản, không in bản giấy (trừ các văn bản đặc thù). Tài liệu cuộc họp được gửi trước qua mail chậm nhất 01 ngày trước khi cuộc họp diễn ra, thực hiện việc trình chiếu tại cuộc họp. Qua việc ứng dụng CNTT trong hội họp, đã giảm họp, chất lượng cuộc họp được nâng cao, hạn chế tối đa việc in ấn văn bản và sử dụng văn bản giấy tại hội nghị. Hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt.

Nguồn nhân lực và các điều kiện đảm bảo của phường được đáp ứng, công tác đào tạo bồi dưỡng được quan tâm chú trọng.
Với những kết quả đạt được như trên, đến nay có thể khẳng định mô hình cơ quan điện tử cấp phường đã mang lại hiệu quả rõ rệt:

Thứ nhất: Đã làm thay đổi phong cách, phương thức làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, hợp đồng.

Thứ hai:  Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, hợp đồng đã có chuyển biến tích cực, nhận thức sâu sắc hiệu quả, tác dụng của việc thực hiện các nội dung mô hình cơ quan điện tử.

Thứ ba:  Đã nâng cao chất lượng các cuộc họp, giảm việc in ấn dự thảo các văn bản đi và tài liệu tại các cuộc họp, hội nghị, giảm chi phí văn phòng phẩm.

Thứ tư: Hoạt động định hướng, điều hành, chỉ đạo, kiểm soát của lãnh đạo được sát sao, khoa học, thuận tiện.

Thứ năm: Cán bộ công chức, viên chức, hợp đồng chủ động trong công việc, đánh giá công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian, khoa học, hiệu suất công việc được nâng cao.

Từ việc thực hiện mô hình cơ quan điện tử, phường đã tự đánh giá chấm điểm và được quận đề nghị Sở Thông tin truyền thông trao giải xếp hạng ứng dụng CNTT năm 2014 cho phường Việt Hưng.

Hiệu quả mang lại của mô hình cơ quan điện tử cấp phường đã góp phần quan trọng vào công tác cải cách hành chính, đặc biệt là công tác quản lý, điều  hành của chính quyền đối với công tác quản lý Nhà nước ở địa phương. Năm 2015, phường Việt Hưng tiếp tục xây dựng kế hoạch với những nội dung cụ thể để duy trì và phát huy, nâng cao hiệu quả các nội dung mô hình cơ quan điện tử đã được quận đánh giá công nhận.                                                  
 
 
                                                                                            (Nguồn phường Việt Hưng)