Hôm nay ngày: 22/09/2019

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
A
A
A
A
NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG 61 NĂM NGÀY GIẢI PHÓNG THỦ ĐÔ (10/10/1954 - 10/10/2015)!
CHI TIẾT TIN
   
Số hóa tài liệu - Tại sao? 06/04/2013
Hiện nay, văn bản, tài liệu giấy ngày càng phình ra nhanh chóng, gây cản trở cho sự phát triển, hiệu quả hoạt động không đạt như mong muốn; Giải pháp số hóa giải mã việc khắc phục tồn tại này thế nào?

Giải pháp số hóa tài liệu là gì? Tầm quan trọng của nó? Tại sao các đơn vị hiện nay lại có xu hướng ứng dụng giải pháp số hóa tài liệu nhằm nâng cao năng lực hoạt động.

 “Cơn bão giấy” đã thực sự “tấn công” không gian làm việc của bạn bằng cách “bành trướng” khu vực lưu trữ tài liệu, khiến cho văn phòng trở lên bề bộn, dẫn đến công việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của nhà nhà lãnh đạo, kìm hãm sự phát triển trong khi khoa học công nghệ đang thay đổi từng giờ; mặt khác việc giảm chi phí, thời gian tác nghiệp đặt ra bài toán khó cho các nhà quản lý nếu vẫn “Ôm khư khư đống tài liệu giấy”

Do đó giải pháp số hóa ra đời giúp bạn làm chủ thông tin, nâng cao lợi nhuận, giảm chi phí và xóa bỏ mọi rủi ro về an toàn thông tin.

Một hệ thống số hóa tốt cần có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy sang các tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hóa, các thông tin trên tài liệu trở nên hiện hữu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để phục vụ các nhân viên của tổ chức.

 

Mô hình tổng quan của hệ thống số hóa tài liệu được mô tả ở hình vẽ dưới đây.


 

Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể là sự kết hợp thông minh giữa hệ thống máy quét, hệ thống lập chỉ mục, tách bộ (điển hình là phần mềm Kodak Capture Pro) và hệ thống quản lý khai thác tài liệu (mà hiện nay thông dụng là giải pháp quản lý tài liệu Docuflo) sẽ giúp đơn vị của bạn:

 Làm chủ được khối lượng lớn thông tin.

- Tiết kiệm không gian lưu trữ do văn bản được chuyển từ dạng giấy sang những dạng lưu trữ khác như JPEG, TIFF, PDF, Searchable PDF thuận tiện trong quá trình quản lý, khai thác thông tin. Đặc biệt cho bản quét có chất lượng tốt hơn ban đầu.

- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. 

-Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu

- Có thể chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng trên bản quét.

-  Tự động lập chỉ mục làm cho quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng. 

- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

- Tổng chi phí vận hành và quản lý thấp

- Nâng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu.

Để làm được điều đó, giải pháp tối ưu lúc này là thay đổi những biện pháp lưu trữ văn bản truyền thống sang lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và chi phí.

Giải pháp số hóa một cách tổng thể cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:

- Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?

- Số lượng tài liệu cần số hóa trung bình trong 1 ngày?

- Mục đích chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả…)

- Kích thước tài liệu bạn muốn scan?

- Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)

- Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)

- Khoảng thời gian số hóa là?

- Ngân sách để tiến hành số hóa?

Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ giấy ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường hoạt động năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.

 


 

 Nguyễn Văn Thắng  
 
CÁC TIN KHÁC

 

Hội nghị hướng dẫn triển khai vận hành Cổng TTĐT quận Long Biên (phiên bản mới)  24/09/2015
Thạch Bàn tập huấn viết tin, bài cho Tổ dân phố, các đơn vị hiệp quản  19/09/2015
Ngọc Lâm ra mắt trang thông tin điện tử phường và tập huấn viết tin, bài cho Tổ dân phố, các đơn vị hiệp quản  17/08/2015
Sài Đồng giới thiệu Cổng Thông tin điện tử phường - tập huấn viết tin, bài cho Tổ dân phố, các đơn vị hiệp quản  13/08/2015
Phúc Lợi giới thiệu Cổng thông tin điện tử Phường - Tập huấn chuyên sâu cho các tổ dân phố, các đơn vị hiệp quản  10/08/2015
Phường Gia Thụy tập huấn công tác viết, biên tập tin bài  03/08/2015
BCĐ Công nghệ thông tin (CNTT) phường Việt Hưng sơ kết 6 tháng đầu năm thực hiện mô hình cơ quan điện tử phường  15/07/2015
Hội nghị tập huấn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp khối Đảng, đoàn thể quận  12/06/2015
Ngọc Thụy tập huấn kỹ năng viết tin bài cho cổng thông tin điện tử quận, phường  08/06/2015
Thông báo kết quả thi trắc nghiệm trên máy tính Kỳ thi tuyển công chức năm 2015  08/06/2015
Per page: 1 của 8  chitiet.php?ID=so_hoa_tai_lieu_-_tai_sao_&news12Page=2 chitiet.php?ID=so_hoa_tai_lieu_-_tai_sao_&news12Page=8
 

 

Quay lại trang trước         Trang chủ   



TÌM KIẾM TIN 

Tìm kiếm nâng cao

 
TIN TỨC MỚI NHẤT
 
 Thông báo nội dung ôn tập xét tuyển viên chức làm việc tại các cở sở giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở công lập trực thuộc UBND quận Long Biên Năm 2015
 
 Ngày hội khuyến học của phường Sài Đồng
 
 Giao ban Dư luận xã hội định kỳ tháng 9/2015
 
  Bồ Đề tổ chức Ngày Hội khuyến học và phát động “Tuần lễ học tập suốt đời” năm 2015
 
 Hội nghị giao ban Ban chỉ đạo xây dựng đảng và đoàn thể nhân dân trong các doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước
 
 Công tác đảm bảo an toàn thực phẩm trước và trong dịp Tết trung thu năm 2015 trên địa bàn quận
 
 Gia Thụy đẩy mạnh công tác khuyến học khuyến tài, xây dựng xã hội học tập.
 
 Khai giảng lớp dạy nghề Kỹ thuật chế biến món ăn cho lao động phường Đức Giang
 
 Thượng Thanh tổ chức “Ngày hội Khuyến học”, phát động “Tuần lễ hưởng ứng học tập suốt đời” năm 2015
 
 Ngày hội khuyến học phường Gia Thụy năm 2015
 
 Gia Thụy tổ chức "Đêm hội Trăng rằm"
 
 Ngọc Lâm, Người chi hội trưởng phụ nữ 12 năm nhiệt tình gắn bó với công tác Hội.
CÁC CHUYÊN ĐỀ
A
A
THƯ VIỆN ẢNH
THĂM DÒ DƯ LUẬN
Theo bạn, Website này có cung cấp đầy đủ thông tin không?

 
Rất đầy đủ
Tạm ổn
Chưa đủ
LIÊN KẾT WEBSITE

A

A

A

A

A

LIÊN KẾT KHÁC
THỐNG KÊ TRUY CẬP

  Online: 21
Lượng truy cập: 12458547